Als spezialisierte Personalberatung unterstützen wir ein wachsendes, kreatives Unternehmen aus Berlin bei der Besetzung einer Schlüsselrolle im Herzen des Führungsteams. Das Unternehmen vereint rund 100 Mitarbeitende an drei Standorten und bewegt sich an der spannenden Schnittstelle zwischen Design, Kunst, Events und Markeninszenierung.
Für das Berliner Head Office suchen wir eine Executive Assistant to CEO (gn), die eng, vertrauensvoll und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung arbeitet. In dieser Rolle halten Sie den Rücken frei, strukturieren einen dynamischen Arbeitsalltag und bringen betriebswirtschaftliches Verständnis in ein Umfeld, das von kreativer Energie geprägt ist.
Als Executive Assistant sind Sie organisatorischer Dreh- und Angelpunkt rund um die CEO. Sie koordinieren Projekte, schaffen Klarheit in komplexen Themen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen dafür, dass Ideen, Abläufe und Prioritäten im Tagesgeschäft zusammenlaufen.
Sie arbeiten dabei sowohl im Büro in Berlin-Kreuzberg als auch in einem kreativen Atelierstandort, an dem Kunst, Events und Design ineinandergreifen.
Administrative Exzellenz
- Koordination und Priorisierung von Terminen, Anfragen und Aufgaben
- Vorbereitung von Meetings und Entscheidungsvorlagen
- Sicherstellung eines geordneten Tagesablaufs im abwechslungsreichen Umfeld
Projekt- & Workflow-Management
- Eigenständige Steuerung und Umsetzung von Projekten
- Professionelle Schnittstellenkommunikation im gesamten Unternehmen
- Effizientes Stakeholdermanagement
Finance & Compliance
- Austausch mit Steuerkanzleien, Versicherungen, Banken und Anwälten
- Aufbereitung und Analyse von Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Tabellen
- Sicherer Umgang mit formalen Themen und „Behördendeutsch“
Struktur & Prozessoptimierung
- Analyse und Optimierung bestehender Workflows
- Schaffen von Ordnung in kreativen und komplexen Themenfeldern
- Diskrete Übernahme sensibler Aufgaben
Sparringspartner der Geschäftsführung
- Vorbereiten und Strukturieren von Entscheidungen
- Kritisches Hinterfragen, Mitdenken und Priorisieren
- Balance zwischen kreativer Freiheit und strukturiertem Arbeiten